Oktober 2024
Elektronische Rechnungen sind ab 2025 Pflicht
Eckpunkte der neuen E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen in Deutschland verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B-Bereich zu verwenden. Ausnahmen gibt es nur in sehr geringem Umfang. Zulässige Formate für diese E-Rechnungen sind vor allem strukturierte elektronische Formate wie der XStandard und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Hybride Formate, die sowohl strukturierte Daten als auch menschenlesbare Informationen enthalten, sind ebenfalls zulässig. Grundlage hierfür bildet die Norm EN16931. Auch bestehende EDI-Schnittstellen wie EDIFACT werden weiterhin als gültig anerkannt.
Ein weiterer wichtiger Aspekt betrifft die Aufbewahrungspflichten: E-Rechnungen müssen in ihrer ursprünglichen Form gespeichert werden, um ihre Unveränderbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass Unternehmen ihre Prozesse zur Erstellung, Übermittlung und Archivierung von Rechnungen entsprechend anpassen müssen. Die Übermittlung der E-Rechnung kann dabei über E-Mail, elektronische Schnittstellen oder Downloadmöglichkeiten im Kundenportal erfolgen.
Digitalisierung des Geschäftsverkehrs mit Dynamics 365
Die Einführung der E-Rechnung ist ein zentraler Baustein zur Digitalisierung des Geschäftsverkehrs. Microsoft Dynamics 365 bietet hierfür umfassende Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, diese neuen Anforderungen effizient zu erfüllen. Eine besonders wertvolle Funktion ist das „Globalization Studio“, das zusammen mit Dynamics 365 Finance bereitgestellt wird. Über das „Electronic Invoicing“ können vorhandene Formatkonfigurationen, wie beispielsweise XRechnung, direkt genutzt werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen „out of the box“.
Zusätzlich können Dokumente parallel erstellt, in SharePoint abgelegt und automatisiert per E-Mail versendet werden. Durch diese Integration wird die Effizienz erheblich gesteigert und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben sichergestellt.
Maßgeschneiderte Lösungen und kontinuierliche Weiterentwicklung
Ein weiterer Vorteil von Dynamics 365 Finance ist die Möglichkeit, maßgeschneiderte Lösungen für spezifische Anforderungen zu entwickeln. Bestehende Formate können stetig weiterentwickelt werden, um sich an geänderte Anforderungen anzupassen. Diese Flexibilität macht Dynamics 365 Finance zu einer zukunftssicheren Lösung, die sich problemlos an neue technologische Entwicklungen anpassen lässt.
Sollte für den Rechnungseingang noch kein automatisierter Prozess oder dediziertes Tool vorhanden sein, bietet Dynamics 365 Finance auch hierfür passende Lösungen. Mit „Electronic Reporting“ können Daten in strukturierten Formaten (z. B. XML) standardmäßig importiert werden. Dies kann sogar automatisiert aus einer Dateiablage heraus geschehen, beispielsweise über SharePoint.
Unsere Erfahrung und Expertise
Dank unserer umfangreichen Erfahrung aus internationalen Projekten in Ländern wie Mexiko, Italien oder Rumänien, in denen E-Rechnungen bereits seit langem Standard sind, können wir wertvolle Best Practices und Erfahrungen in die Implementierung einbringen. Ein besonderes Highlight unserer Dienstleistungen ist die enge, interdisziplinäre Zusammenarbeit mit den Steuerexperten von Rödl & Partner. Diese Kooperation ermöglicht es uns, stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen zu bleiben und diese in unsere Lösungen zu integrieren.
Rödl & Partner verfügt über ein tiefgehendes Verständnis der steuerlichen und rechtlichen Rahmenbedingungen, die für die Implementierung von E-Rechnungen relevant sind. Durch regelmäßige Schulungen und den kontinuierlichen Austausch von Wissen und Erfahrungen zwischen unseren Teams stellen wir sicher, dass unsere Kunden von der besten und aktuellsten Beratung profitieren.
So kombinieren wir die technischen Lösungen mit umfassender steuerlicher Expertise, was uns maßgeblich vom Wettbewerb unterscheidet.
Fazit
Die Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch die Chance, Geschäftsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren. Microsoft Dynamics 365 Finance bietet hierbei umfassende und flexible Lösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, diese Anforderungen effizient und zukunftssicher umzusetzen.
Mit unserer Expertise und Erfahrung stehen wir Ihnen als zuverlässiger Partner zur Seite, um die Digitalisierung Ihres Geschäftsverkehrs erfolgreich voranzutreiben.
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Der Autor